El pasado 3 de abril del 2019 se publicó el procedimiento de registro de accionistas a través del el Diario Oficial La Gaceta, la “Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales”.

Tal y como lo mencionamos en un artículo previo el reglamento para el procedimiento de registro de accionistas, fue creado como un mecanismo para proveer al Estado de más herramientas que le permitan combatir el fraude fiscal, y entrará en vigencia el próximo 01 de septiembre, a través del Registro de accionistas.

Conozca cómo se llevará a cabo este inscripción de registro de accionistas  y a quiénes les corresponde hacerlo. En primer lugar hacer el registro de la información le corresponde a todas las personas jurídicas que se encuentren inscritas en el Registro Nacional con plazo social vigente, y a todas las personas que se indican en el cuadro que detallamos abajo.

La información solicitada debe ser suministrada por el representante legal, administrador, o por medio de un apoderado especial.

ERP Lawyers cuenta con todos los recursos necesarios y le puede ofrecer los servicios legales para realizar este trámite de principio a fin para su mayor tranquilidad y poder cumplir a tiempo con esta nueva obligación, y así evitar sanciones, las cuales son bastante drásticas. Contáctenos

Sujetos obligados a cumplir y responsables de suministrar la información

Personas obligadas

• Sociedades Anónimas
• Sociedades de Responsabilidad Limitada
• Sociedades en nombre colectivo
• Sociedades en comandita
• Sociedades de sucursales extranjeras
• Empresas individuales de responsabilidad limitada
• Sociedades Civiles

Responsables de suministrar la información

• Presidente
• Gerente y Subgerente
• Administrador
• Gerente
• Apoderado Generalísimo
• Gerente
• Administradores

¿Puede otra persona encargarse de suministrar la información requerida al Registro de Transparencia y beneficiarios finales? 

La respuesta es Sí. Además de la persona encargada, según el cuadro anterior, el suministro de información al Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales podrá hacerse mediante un apoderado especial.

Los requisitos mediante Apoderado Especial serían:

-Persona física con facultades suficientes para el acto, lo que tendrá que acreditarse por medio de un notario público.

-El Poder debe otorgarse mediante escritura pública.

-El notario público debe registrar en la funcionalidad del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, junto con documentación que respalde, a la persona a la que se le otorgó el poder especial para suministrar la información a nombre del obligado.

-Para poder realizar el trámite anterior, es necesario que el Notario Público cuente también con firma digital, para lo cual ERP Lawyers ya tiene acceso.

-El Notario Público debe consignar los signar los siguientes datos, pero no limitados a estos:

1. Número de cédula jurídica de la persona jurídica obligada.
2. Número de identidad de la persona física apoderada.
3. Datos del documento donde consta la facultad del apoderado para interactuar con el sistema.

INFORMACIÓN QUE SE DEBE SUMINISTRAR DENTRO DE LA PLATAFORMA DEL REGISTRO DE ACCIONISTAS

-Datos de la Persona Jurídica Obligada:

1. Número de identificación.
2. Razón social.
3. Nombre comercial.
4. Fecha de constitución.
5. País de constitución.
6. Actividad económica principal.
7. Teléfono.
8. Correo electrónico para recibir notificaciones.

-Composición Social del obligado :

1. Tipo de participación.
2. Moneda.
3. Cantidad total.
4. Cantidad distribuida.
5. Cantidad en cartera.
6. Valor nominal unitario.
7. Valor nominal total.

Detalle individualizado por participante en la composición del capital social del obligado :

-Si es Persona Física:

1. Tipo de identificación.
2. Número de identificación.
3. Nombre.
4. Fecha de nacimiento.
5. Lugar de nacimiento.
6. Nacionalidad.
7. Teléfono.
8. Correo de electrónico.
9. País de residencia.
10. Dirección física para localización.

-Si es Persona Jurídica:

1. Número de identificación.
2. Razón social.
3. Nombre comercial.
4. Fecha de constitución.
5. País de constitución.
6. Actividad económica principal.
7. Teléfono.
8. Correo electrónico.
9. Dirección física para localización.

Y EN GENERAL:

-Detalle de las participaciones:

1. Fecha de adquisición de la primera participación, la cual debe
corresponder al primer registro en el libro de accionistas de acuerdo
con la clase de participación.
2. Tipo de identificación
3. Cantidad de participaciones que posee.
4. Cantidad de derechos a voto que posee.
5. Copropiedad en caso de que corresponda.

-Indicación de condiciones especiales en las participaciones (si tuviera), por ejemplo:

1. Usufructo.
2. Pignoración.
3. Curador.
4. Tutor.
5. Proceso sucesorio.
6. Otras.

-Para fideicomisos:

1. Número de identificación.
2. Nombre.
3. País de constitución.
4. Identificación del fiduciario.
5. Nombre del fiduciario.
6. Identificación del fideicomitente.
7. Nombre del fideicomitente.
8. Identificación del fideicomisario.
9. Nombre del fideicomisario.
10. Objeto del contrato.
11. Fecha de inicio del fideicomiso.
12. Fecha de fin del fideicomiso.

-Beneficiarios finales por otro tipo de control:

1. Tipo de identificación.
2. Número de identificación.
3. Nombre.
4. Fecha de nacimiento.
5. Lugar de nacimiento.
6. Nacionalidad.
7. Teléfono.
8. Correo de electrónico.
9. País de residencia.
10. Dirección física para localización.

– Datos del control que ejerce:
11. Fecha desde la que tiene la condición de beneficiario final.
12. Estatutos.
13. Derecho a designar o cesar la mayor parte de los órganos de
administración, dirección o supervisión.
14. Ostentar un puesto de Directivo Principal (Administrador)
15. Otro medio de control.

Tomar en cuenta: En el caso de incluir en la declaración a personas jurídicas domiciliadas en el extranjero, el representante legal o apoderado debe proveer al Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales los datos sobre la propiedad de la totalidad de las participaciones que posean esas personas jurídicas hasta identificar a los beneficiarios finales, así como los poderes otorgados en Costa Rica para el desarrollo de la actividad.

PROCEDIMIENTO

Paso 1. FIRMA DIGITAL: Es requisito indispensable para poder realizar cualquier gestión en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, contar con firma digital de persona física, de ahí la importancia que la realice el representante legal correspondiente o una persona que se le haya otorgado un Poder Especial para realizar dicho trámite, para lo cual pueden contar con nosotros para llevar a cabo dicho trámite.

Paso 2. PROCESO DE SUSCRIPCIÓN: El representante legal o el apoderado de cada persona jurídica, debe realizar la suscripción de la persona jurídica, en el sitio web Central Directo del Banco Central de Costa Rica: ​

Paso 3. REGISTRAR LA DECLARACIÓN: El representante legal o apoderado, una vez realizado el proceso de suscripción, debe ingresar la declaración de participaciones y beneficiarios finales en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, en el módulo de Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales. Los datos declarados tendrán para todos los efectos legales carácter de declaración jurada. Dentro de la información a suministrar, siempre debe identificarse al menos una persona física como beneficiario final.

Paso 4. ACUSE DE RECIBIDO: Es importante señalar una dirección de correo electrónico para notificar la información donde se enviará todos los actos relacionados a este registro, incluso si eventualmente, se llega a dar un proceso sancionatorio. Finalizado el proceso, se enviará un acuse de confirmación al correo electrónico señalado, de que el proceso de registro en el sistema de la declaración fue realizado de manera exitosa. Si no llega el correo, debe de realizar todo el trámite de nuevo.

Paso 5. DEBER DE CUSTODIA: Se debe resguardar toda la documentación que respalde lo declarado en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, ya que debe estar a disposición de la Administración Tributaria y del Instituto Costarricense sobre Drogas para los procesos de control cuando así lo soliciten.

Esperamos que el presente artículo haya sido de gran utilidad para informarse del cumplimiento de la nueva obligación, la documentación que se requiere y el trámite a seguir.

Si requiere asistencia en el procedimiento de registro de accionistas, o cualquier otro tema en Derecho Corporativo, contáctenos para brindarle una asesoría personalizada.